1. 보도자료란?

보도자료란 사업체나 기관 등 미디어가 아닌 곳에서 홍보 내용을 뉴스 형식으로 작성해 발표하는 자료입니다. 보도자료를 기자에게 보내면 기자는 이를 인용해 뉴스 보도를 하게 되는데요. 이처럼 보도자료만 잘 작성해도 기사화될 수 있습니다. 기자 입장에서는 시간을 절약할 수 있고, 서면을 통해 보다 정확하게 내용을 파악할 수 있기 때문입니다.

2. 보도자료 작성 방법

보도자료는 중요한 사실부터 순서대로 작성합니다. 즉, 전체 기사를 중요도에 따라 역 피라미드 형식으로 작성하는 것인데요. 독자는 제목과 첫 문단만 보고 이 기사를 계속 읽을지 결정하므로 첫 문단부터 기사의 내용이 왜 중요한지 충분히 설명해야 합니다. 보도자료를 작성하는 순서는 아래와 같습니다.

① 제목: 제목을 보자마자 바로 무슨 의미인지 알 수 있고 읽어보고 싶은 호기심이 생겨야 합니다.

② 부제목: 제목을 부연설명하는 역할로 제목과 겹치지 않게 작성해야 합니다. 만약 강조할만한 수치가 있다면 부제목에 넣어도 좋습니다.

• 예) 법무법인 ㅇㅇ 봉사활동으로 300명 수재민 도와

③ 리드: 기사의 가장 첫 문단으로, 전체의 사건을 한두 문장으로 요약한 부분입니다. 리드에 핵심 키워드를 넣으면 온라인에서 검색이 잘 될 수 있습니다. 부정적인 내용보다 긍정적인 단어와 문장으로 독자가 이해하기 쉽게 작성합니다.

④ 본문: 리드의 내용을 풀어서 육하원칙에 맞춰 설명합니다. 핵심이 되는 사건이 언제 어디에서 일어나는지, 누가 무엇을 하는지, 왜 하는지 등을 작성합니다.

⑤ 인용구: 책임자, 대표이사 등 관계자나 주요 인물의 발언입니다.

• 예) 대표 변호사 ooo는 ‘앞으로도 ~에 기여할 수 있도록 최선을 다할 것’이라고 밝혔다.

⑥ 회사 소개: 보도자료를 작성한 주체에 대한 간략한 소개와 추가 문의를 할 수 있는 연락처 정보입니다. 보도자료만 보고 기사를 작성해야 하는 기자에게 추가적인 정보를 제공합니다.

보도자료의 분량은 A4 한 장이 가장 좋습니다. 짧게 정리할수록 가독성이 높아 바쁜 기자들의 눈을 사로잡을 수 있기 때문입니다. 또한 광고성 문구나 수식어가 지나치게 많으면 보도자료의 신뢰도와 가치가 떨어지므로 문장은 간결하게 작성합니다. 보도 내용을 잘 설명할 수 있는 사진이나 이미지를 첨부해도 좋습니다. 사진을 첨부할 경우, 해당 사진이 찍힌 장소와 일시, 사진에 찍힌 사람의 성명 등을 명시해주면 더 좋습니다.

3. 보도자료를 보내는 방법

1) 어떻게 보내야 할까?

우선 보도자료가 담고 있는 핵심 키워드로 뉴스 기사를 검색합니다. 일반적으로 특정 기자는 특정한 분야의 기사를 작성하는데요. 따라서 기사 내용과 기자명을 대조해보면 사회, 법조, IT 등 각 분야마다 누가 소속해 있는지 대략적으로 파악할 수 있습니다. 내 보도자료에 관심을 가질 만한 기자를 확인하고, 기사 하단에 적힌 기자의 이메일 주소를 수집합니다. 이렇게 수집한 이메일 주소로 직접 보도자료를 발송합니다. 이메일 본문에는 보도자료를 요약하여 기자가 바로 내용을 확인할 수 있도록 합니다.

언론홍보 대행사를 이용한다면 원하는 매체에 보도자료를 보내줍니다. 보도자료 작성까지 대행하는 업체도 많이 있습니다. 다만 매체가 가진 영향력에 따라 노출 1회 당 비용을 책정하므로 생각보다 비용이 많이 지출될 수 있습니다.

2) 언제 보내야 하나?

‘즉시’ 송출용 보도자료도 있으나, 대부분의 경우 이메일을 보낸 당일은 기사 송출이 어렵다는 점을 유의해주세요. 보도자료가 행사나 이벤트에 관한 내용이라면 적어도 1주일 전에는 보도자료를 기자에게 보내야 합니다.

기간이 한정된 내용이 아니라면, 사람들이 언론 매체를 가장 많이 보는 월요일 또는 화요일에 기사가 나가는 것이 좋으므로 전주 금요일에 미리 기사를 보냅니다.

메일을 발송하는 시간은 오전 9시부터 오후 2시 사이가 좋습니다. 오후 3시 이후에는 언론사 마감시간과 겹쳐 기자가 이메일을 확인하지 못할 가능성이 높기 때문입니다.

4. 보도자료가 기사화된 이후

보도자료를 발송한 후에는 기사를 검색하여 얼마나 기사화되었는지, 기사화된 내용이 맞는지 체크해야 합니다. 그리고 매체별로 기사 제목, 기자명, 실린 지면 등 보도 현황을 정리합니다. 또한 보도자료를 기사화해준 기자에게 감사의 이메일을 보내는 것도 좋습니다.

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